Wat zet je in een maandrapport voor je onderhoudsklant?

Je klant betaalt elke maand, maar weet niet wat je doet.

Dat is het stille probleem bij veel website onderhoudspakketten.

Jij werkt netjes: updates, back-ups, beveiligingsscan, alles op groen. Maar je klant ziet het niet. De site werkt gewoon, zoals altijd. Geen nieuws, geen bericht. En na drie maanden vraagt diegene zich af of het pakket eigenlijk wel wat voorstelt.

Een rapportage lost dat op. Niet omdat je klant de technische details begrijpt of wil begrijpen, maar omdat ze zien dat er iemand bezig is. Dat er gelet wordt. Dat het onder controle is.

Dat gevoel is precies waarvoor ze betalen.

In dit artikel laat ik je zien wat er in een goed maandrapport hoort, en wat er juist niet in hoort.

Kort en concreet wint het altijd van volledig en technisch.

Voordat ik inga op de inhoud: de vorm bepaalt of je klant het rapport leest of wegklikt.

Houd het kort. Eén A4, of het equivalent in een e-mail. Geen lap tekst met uitleg over wat PHP is of waarom beveiligingsupdates belangrijk zijn. Je klant heeft je daarvoor ingehuurd zodat ze dat zelf niet hoeven te weten.

Gebruik duidelijke koppen. Schrijf in gewone taal. En eindig altijd positief, ook als er iets was om op te lossen: je hebt het immers opgelost.

Wat er altijd in staat.

Wat ik heb gedaan deze maand

Dit is de kern van het rapport. Geen technisch jargon, gewoon in begrijpelijke taal:

• WordPress bijgewerkt naar versie X
• X plugins bijgewerkt
• Thema bijgewerkt
• Back-up gecontroleerd, laatste back-up was [datum]
• Beveiligingsscan uitgevoerd, geen bijzonderheden
• Site getest na updates

Dat is genoeg. Je klant hoeft niet te weten welke plugins, of wat er precies is veranderd. Ze willen weten dat het is gedaan.

Status van de website

Een simpele statusregel werkt het beste: “Alles staat goed” of “Er was één aandachtspunt, dat is opgelost.” Meer hoeft niet.

Als er iets was, beschrijf je het in één zin. Niet de technische achtergrond, maar wat het voor de site betekende en wat je hebt gedaan.

Wat je hebt gesignaleerd

Dit is het deel dat je onderscheidt van iemand die alleen updates draait. Hier noteer je dingen die je bent tegengekomen en die aandacht vragen, zonder dat je klant actie hoeft te ondernemen, tenzij anders aangegeven.

Voorbeelden:

• “Plugin X wordt niet meer actief onderhouden door de ontwikkelaar. Ik houd dit in de gaten.”
• “De laadtijd is iets gestegen ten opzichte van vorige maand. Ik kijk of er een oorzaak voor is.”
• “Het SSL-certificaat verloopt over zes weken. Ik zorg dat het wordt verlengd.”

Dit laat zien dat je meedenkt. Dat je niet alleen uitvoert, maar ook vooruitkijkt.

Wat er niet in hoort.

Screenshots van je tools. Plugin-changelogs. Uitgebreide uitleg over wat WordPress-updates zijn. Een lange inleiding over hoe belangrijk onderhoud is.

Je klant weet al dat onderhoud belangrijk is, dat is waarom ze je hebben ingehuurd. En de rest is ruis die het rapport onoverzichtelijk maakt.

Houd het op wat jouw klant wil weten: is alles goed? Wat heb je gedaan? Is er iets waar ik van moet weten?

Hoe je het verstuurt.

Dat mag simpel. Een vaste e-mail elke maand, op een vaste dag, met een vaste onderwerpregel. Iets als: “Onderhoud [sitenaam] — overzicht [maand].”

Sommige webdesigners gebruiken een template in hun e-mailsoftware, anderen sturen het als PDF. Kies wat voor jou werkt en doe het elke maand op dezelfde manier. Consistentie is hier minstens zo waardevol als inhoud.

En stuur het ook als er geen bijzonderheden waren. Juist dan. Want “alles staat goed” is precies de boodschap waarvoor je klant betaalt.

Wil je een rapportagetemplate die je elke maand in vijf minuten kunt invullen, plus de rest van het systeem dat hoort bij professioneel onderhoud? In de Maintenance Bootcamp bouw je dat van a tot z op.

→ Bekijk de Maintenance Bootcamp